7 outils pour un workflow collaboratif

15 juillet 2018 par Miss MOOC Veille 630 visites 0 commentaire

Un article repris de https://miss-mooc.paris/2018/05/28/...

Outils et méthodes pour du travail collaboratif à distance

Comment installer du travail collaboratif de qualité, en distanciel et présentiel, avec des acteurs d’entreprise aux conforts digitaux très variés ?
C’est la sollicitation pour une vidéo*, sur le workflow collaboratif et à distance que j’installe avec les équipes que j’accompagne, qui guide aujourd’hui la rédaction de cet article.
Pour vous je lève le voile, sur une organisation qui fonctionne…

Pour tout vous dire… j’ai une double vie…

L’une est celle que vous connaissez, Miss Mooc, où je manage à distance et en présentiel une super Team de Miss pour un super blog
L’autre, vous ne la connaissez peut-être pas… C’est celle où je pilote des projets stratégiques de MOOC, via Digital Satellite.
Dans ce cadre, j’accompagne de nombreuses équipes, très souvent à distance.
Leurs membres sont géographiquement positionnés un peu partout (en France et ailleurs).

Un MOOC entre dans la catégorie des projets semi-complexes.
Réaliser un MOOC requiert donc des compétences multiples. Cela nécessite de combiner en bonne intelligence des compétences internes et externes. Quasi systématiquement pour un 1er projet, une montée en compétences de l’entreprise est nécessaire et à accompagner.
Pour le succès du MOOC, de multiples acteurs s’agrègent donc sur du moyen terme (de 4 et 8 mois pour une première saison de MOOC).
Ensemble, ils doivent atteindre un bon niveau de travail collaboratif pour une ambiance de projet agréable et une production qualitative.
Au fil des projets de MOOC, des clients ou collaborations, j’ai donc mis en place un workflow collaboratif qui fonctionne…

Méthodes et outils, voici la partie immergée…

Produire en mode collaboratif

Pour co-produire réellement et sur la durée, il vous faut à la fois mettre en place des outils digitaux permettant une coopération toujours actualisée, ainsi qu’un peu de méthode . Celle-ci inclura le nécessaire besoin de communiquer, pour vous assurer que toutes les parties prenantes du projet, soient bien sur la même longueur d’ondes…

Un cloud pour stocker, produire à plusieurs et actualiser des documents :

Personnellement, j’utilise pour une production collaborative, le cloud de google, Drive.
Drive propose l’équivalence des outils de la suite microsoft office, google doc (word), sheet (excel), slides (power point). Il permet aux équipes, de partager les productions collaboratives de documents.
D’autres solutions de cloud existent, notamment en fonction de l’accessibilité des entreprises.
Toutefois, je tente systématiquement une solution la plus ouverte possible pour installer une culture réelle du collaboratif.
Du cadrage d’un projet, à l’animation du MOOC, une équipe va suivre, contribuer, ajuster au fil des mois et de façon toujours actualisée, toute la production nécessaire au projet.
Pour les équipes déjà digital agiles, il peut être de plus, connecté automatiquement, avec de multiples autres outils.

Un outil de visio-conférence pour communiquer :

Tant côté méthode qu’outil, mettre en place un point récurrent de suivi en visio-conférence, est vraiment l’élément indispensable d’un pilotage de projet pérenne.
C’est ce qui permet d’humaniser un projet digital.
Coupler à une rencontre présentielle cela favorise l’entraide. C’est ce qui contribue à créer une meilleure compréhension à la fois des actions à réaliser, mais aussi des points de vues des autres membres et parties prenantes du projet.
Le point régulier en visio-conférence aide à la construction et puis la vie de l’équipe. La fréquence de ces rendez-vous est à adapter à votre projet.
Personnellement pour un projet de MOOC, j’installe des points de pilotage hebdomadaires en phase de co-production, tandis qu’avec la Team ds Miss par exemple, c’est un rendez vous mensuel qui nous permet de caler notre organisation éditoriale.
Pour ce qui est de l’outil, là aussi, j’utilise l’outillage de google. Hangout, son outil de visio (meet pour la version pro de google). Evidemment d’autres outils comme skype sont tout aussi mobilisables.
L’un de points incontournable pour guider votre choix d’outil, est la possibilité de pouvoir facilement réaliser de la présentation de documents et d’écrans durant vos visio-conférences.

Mise en place d’une communauté :

Suivant le projet, son objectif, les besoins de ses membres, pour un workflow qualitatif, il peut être opportun de mettre en place un espace « communauté » pour le groupe projet. Cet espace leur permettra de communiquer par écrit et visuellement. Il est complémentaire aux visio-conférences où, sur un projet de plusieurs mois, tout le monde n’est pas systématiquement présent. Cette espace de la communauté, rassure et permet de retrouver facilement le fil du projet. Il est aussi important pour « incarner », rendre visible la vie du groupe. En terme d’outil, une communauté google + (utilisée en publique ou privée) fait tout à fait le job, ou (mon préféré) Slack, un excellent outil de messagerie, tchat etc.
Les réseaux sociaux tels Linkedin et Facebook, vous permettent également de créer des groupes privés ou publiques, qui peuvent être utilisés à ces fins.

Au delà des outils, gardez à l’esprit qu’un workflow qualitatif, doit être adapté à ce que peut s’approprier une équipe, à son niveau de maturité digitale (le niveau digital des uns et des autres est parfois très hétérogène).
Fréquemment, l’introduction de la méthode, des outils, est progressive pour optimiser l’appropriation. Amplifié par le distanciel, sans ce dosage fin, vous risquez de perdre du monde en route, de ne pas obtenir de réelles co-productions, voir même de lever des résistances …

Suivre l’avancée des projets collaboratifs avec le digital

Ces trois outillages préalables installés, le projet peut dérouler sa road map (sa feuille de route).
Vous aurez maintenant besoin de suivre ce projet au plus près, ses avancées, ses points de blocage et impacts sur les délais, ses résolutions, par qui etc…
Pour un projet simple ou une équipe moyennement digitalisée, un outil de suivi de type trello sera tout à fait pertinent. Structuré sous forme de listes, sa prise en main est rapide et fluidifie un suivi.
Si le projet est plus complexe, ou bien si l’équipe accompagnée est confortable avec le fonctionnement digital, un outil comme airtable apportera plus de fonctionnalités et donc satisfaction… En gros, c’est un excel perfectionné, avec des templates aux tableaux croisés dynamiques déjà prêts… du coup il peut convenir à de nombreuses typologies de projets.
Comme évoqué en début d’article, voilà, typiquement le type d’outils qui peuvent être connectés au drive en automatique…

En avant !

« Y’a plus qu’à »
Avec cette « méthodo » et ces 7 outils, vous voici paré pour la mise en oeuvre qualitative de workflow d’équipes et de projets qui fonctionne !
Vous les utilisez déjà ?
Vous en utilisez d’autres ?
Vous avez des astuces de pilotage suite à vos expérimentations ?
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