Rituel de réunion par Laurent Marseault

Ordre du jour

• Rappel des décisions et choses à faire (de la réunion passée)
• Nouvelles tâches entrantes, (sollicitations, mail à traiter collectivement, nouveau projet...)
• Info à faire circuler vers l'extérieur (tweet, réseaux, partenaires...)
• Agenda / Rencontres (vous avez rencontré cette semaine et ça peut intéresser les autres...)
• Points d'ordre du jour (qui le présente, combien de temps estimé, attendus de ce point (information, discussion, décision...)
• Projets (où en est-on ?, fonctionnement, blocage...)
• En ce moment je travaille sur...
• Projets boulets (expression de ses projets boulets, demande d'aide ou demande de transfert de dossier)...
• Point comptable, chiffres clef
• Infos de la semaine (veille partagée, info marquantes...)
• Fonctionnements de la semaine (ce qui a fonctionné sans que l'on ait eu à l'organiser par plein de réunion)
• Dysfonctionnements de la semaine
• Rappel des décisions

Prochaine réunion : la semaine prochaine !

Exemple de rituel d'une réunion

Raison d'être

Lieu d'échange d'informations d'intérêt général, fréquence fixe
Point d'information et point pour avis

Régularité

1 fois par mois

Outils

• Lien vers l'espace de préparation de la prochaine réunion => Contribuer à l'ordre du jour de la réunion
• Lien vers les relevés de décisions et compte rendu de réunions => Compte-rendus de Réunions

Organisateur/trice

Avant la réunion :
A chaque fin de réunion de laboratoire, sont désignées deux personnes qui se chargent de la communication et de la diffusion du compte rendu :

• envoyer un message collectif pour informer les membres de la date, de l'heure de la réunion et du lieu où chacun peut contribuer à l'ordre du jour
• Réserver la salle de réunion présence et distance
• Prendre connaissance de l'ODJ sur le PAD de l'espace collaboratif.

Le jour de la réunion

• Accueillir les membres dans la salle de réunion le jour J en présence et distance
• Aider au choix du gardien du temps, et à l'animateur (celui qui passe la parole)
• Présenter l'ODJ et le minuter

Après la réunion :

• faire le CR à partir des notes collaboratives sur le PAD
• le mettre sur l'espace collaboratif en format PDF
• Envoyer un mail à l'ensemble des membres pour informer que le CR est disponible sur l'espace collaboratif (mettre le lien dans le message pour que le CR soit facilement accessible).

Rituel

• Désignation : animateur/trice de séance, maître du temps, preneurs de notes, pousse conclusion (= animateur/trice ou autre personne)
• Rappel des conclusions de la réunion précédente (par l'organisateur/trice)
• Présentation OdJ (par l'animateur/trice)
• Présentation des nouveaux venus
• Points d'OdJ
• En fin de séance : validation collective des conclusions > à noter dans le CR