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Comment transformer un colloque classique, en modalité à distance sous la pression du confinement ? L’exemple du colloque Géom@TICE 2020 : du présentiel au distanciel

Géom@TICE est un colloque qui regroupe les spécialistes de la formation à distance en Géomatique de manière à partager les bonnes pratiques, exposer des retours d’expériences et organiser les réponses à des appels à projets de manière à valoriser les financements disponibles.

La 10e édition de Géom@TICE 2020 s’est tenue, pour la toute première fois, en distanciel les 25 mai après-midi et 26 mai toute la journée.
Ce colloque est organisé à tous les ans par l’Ecole nationale des sciences géographiques (ENSG-Géomatique). Etant donné la crise pandémique liée à la COVID-19, les modalités d’organisation de cet événement scientifique ont dû s’adapter en cours d’organisation, afin de pouvoir se conformer aux normes sanitaires en vigueur.

Cette année, le programme du colloque était constitué de 3 sessions très variées qui ont traité des thématiques suivantes :

• La place de l’enseignement à distance au sein du réseau français de la Copernicus Academy
• Référentiel de compétences et enseignement à distance
• L’apport de l’enseignement à distance à l’international pour la promotion de la francophonie

La prise de décision de changer le mode d’organisation : les enjeux et les problèmes

Géom@TICE est un colloque installé dans le calendrier depuis une dizaine d’années, nous avions donc commencé la programmation, comme les années précédentes, à la fin de l’année 2019. Cela comportait à la fois la structuration de la programmation, bien sûr, mais aussi les éléments de contexte (préparation du site web, élaboration de la diffusion, du flyer, filtrage des cibles de communication, recherche de financements pour les goodies et la restauration, bref, toutes activités classiques d’un colloque.
Surpris par les restrictions liées à la pandémie, nous avons choisi de maintenir le colloque, mais à distance, plutôt que de l’annuler simplement comme la plupart des événements du printemps 2020.
La substance même de notre colloque sur le distanciel nous a poussé à ce choix qui s’est finalement imposé à tous.
Donc, ce qui a fait à la fois l’originalité et la difficulté de cette session est d’avoir commencé la programmation de manière classique et, en cours de route, d’avoir dû changer d’organisation. Cette nouvelle structure était bien sûr à définir, mais en plus le passage d’une organisation à l’autre était en soit également une nouveauté.
Heureusement, à l’usage nous nous sommes aperçus, par la pratique, que l’organisation d’un colloque en ligne est plus simple et demande vraiment beaucoup moins d’anticipation qu’un colloque classique, sauf peut-être ce qui a trait à la programmation.

Un afflux d’inscriptions préalables et une participation accrue en provenance de l’étranger

La communication et la promotion autour de Géom@TICE en ligne s’est tenue 2 semaines avant ledit colloque. De ce fait, nous pouvons nous interroger sur cette communication en mode « dernière minute » et l’impact sur les inscriptions qu’elle a su engendrer. Plus de la moitié de ces dernières sont survenues dans les 5 jours avant la tenue du colloque. Il a donc été difficile de mesurer l’intérêt certain de l’événement eu égard à l’engouement de la situation numérique actuelle. Le public cible a certes été élargi, mais quelques filtrages liés à la diffusion des liens de connexion ont été nécessaires, en fonction des professions et motivations des différentes personnes nouvellement inscrites.
Au total, ce ne sont pas moins de 150 inscriptions qui ont été enregistrées. Ce qui représente 50% de plus qu’habituellement, mais parmi les inscrits on note à peu près la même quantité de personnes qui se sont méprises sur le contenu du colloque et qui donc se sont inscrites par erreur. L’inscription étant gratuite, cela n’engendrait aucune difficulté particulière en termes d’aménagement de l’événement.

Des modalités d’organisation bouleversées

Contrairement aux obligations d’un colloque en présentiel, cette année, nous n’avons eu aucune contrainte liée à l’accueil, à la gestion de la disponibilité des amphithéâtres, à la réalisation de badges, à la recherche des financements puis à l’organisation des repas, pauses cafés et cocktails.
Aucun souci de vestiaires et de portemanteaux ou de gardiennage non plus, tous ces petits et grands soucis qui empoisonnent souvent la vie des organisateurs d’événements en direct.
Ces différents éléments liés à la logistique ont donc été écartés.
La modalité à distance nous a permis d’accepter une demi-douzaine de demandes de participation jusqu’à la dernière minute avant certaines interventions. Voilà un avantage bien inaccessible aux colloques classiques.

De nouvelles modalités techniques imposées par le distanciel

Géom@TICE 2020 s’est déroulé via la plateforme Zoom, outil professionnel de visioconférences qui supporte facilement plus de 100 participants connectés simultanément. Cette solution technique, à la portée de tous, a su permettre l’intervention de 17 enseignants-chercheurs et professionnels liée aux champs notionnels du colloque. Ainsi, les communications ont pu s’enchaîner aisément, avec un temps de parole et période de questions, au même titre qu’un colloque classique, avec un partage des supports de présentation et enregistrement vidéo des différents échanges.

Chaque présentation a pu rassembler en moyenne entre 30 et 40 participants. Outre la capacité offerte par la tenue d’un colloque en ligne de réunir de nombreux auditeurs et intervenants en provenance de plusieurs pays (Sénégal, Cameroun, Côte d’Ivoire, Maroc, Tunisie, etc.), la production de ce type d’événement permet également aux participants de pouvoir se connecter et visionner des contenus précis et sélectionnés, sans avoir à assister de manière exhaustive à toutes les présentations.
On peut conclure que la qualité des transmissions et réceptions ont donné satisfaction à l’ensemble des participants quel que soit leur pays de connexion.

Quelques différences avec un colloque classique
La gestion des orateurs et des temps de questions est différente

Avec l’outil Zoom, l’orateur qui partage sa présentation n’a plus du tout de retour visuel de la part de l’assistance. En effet, ceci est déstabilisant pour l’orateur. Ce dernier n’a plus de possibilité d’avoir des alertes sur le déroulement du temps imparti pour la communication.
Il faut donc conseiller aux présentateurs d’avoir chez eux un moyen de contrôler leur temps de parole, même s’il est possible de modérer de manière moins directe et visible via la messagerie de l’outil. Sinon l’organisateur, gestionnaire du temps, doit intervenir de manière intrusive par la voix en coupant l’orateur ce qui est fort délicat !

L’organisation d’une table ronde avec des participants en imagettes matricielles ?
L’utilisation des outils chat pour filtrer les questions est un bon moyen de gérer les interventions. D’autres outils que Zoom existent tels que Teams, Discord, Skype Pro, Ring Central, etc. Ils disposent en général aussi d’outils de signalement pour poser une question du type « lever la main ».
Il est donc conseillé de poser les règles de bonne conduite de l’assistance avant le démarrage de chaque session, et de les rappeler avant chaque intervention.

Quelques points faibles pour le mode distanciel

Un assez grand nombre (20%) de personnes inscrites et attendues ne se sont pas connectées. Nous ne sommes pas en mesure à ce jour de dire si cela est par difficulté technique, par empêchement ou par oubli. Mais cette proportion est supérieure aux désistements constatés lors des colloques présentiels.
Les modalités d’inscription à Géom@TICE étant libres et gratuite, cela a conduit à des inscriptions « fortuites ».
Cependant, la participation effective au colloque en ligne nécessitant l’utilisation d’un lien fournit par l’organisateur, il a donc été facile de filtrer les inscriptions fantaisistes.

Les communications informelles, toujours intéressantes pendant un colloque classique, se traduisant par des contacts de couloirs, des promesses de collaborations nouvelles liées à des rencontres fortuites n’ont pas pu se concrétiser comme à l’habitude.

Après le colloque

L’enregistrement vidéo systématique des présentations, facilitée par l’utilisation de la plateforme Zoom, ainsi que leur mise en ligne rapide, permettront non seulement une valorisation scientifique des échanges, mais aussi la possibilité de pratiques séquentielles, en mode asynchrone, par le biais du téléchargement des vidéos.

En conclusion

Dans tous les cas, la modalité de colloque en ligne initiée cette année sous la contrainte sanitaire covidienne apparait comme une modalité très intéressante et complémentaire du colloque classique.
Nous sommes convaincus qu’il s’agit d’un dispositif complémentaire, utile à l’enseignement supérieur, pouvant permettre la tenue d’un futur Géom@TICE en 2021 en mode hybride ou complètement à distance.

Pour voir le programme et les vidéos des interventions de cette 10e édition

Licence : CC by-sa

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