Innovation Pédagogique
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Comprendre la gestion de projet et la relation clients par la mise en situation

6 février 2014 par André Guyomar Fiches pédagogiques 986 visites 0 commentaire

Deux ateliers de mise en situation pour appréhender et comprendre la Gestion de projet et le management d’affaires

En amont de l’insertion professionnelle, il est important de confronter les élèves à des problématiques diverses d’entreprises. Cela permet de développer des compétences et d’acquérir une forme de socialisation professionnelle même s’il manquera toujours une touche de « vécu ».

La réponse apportée

En vue de préparer les élèves au monde professionnel, deux ateliers animés par des anciens élèves les amènent à réfléchir sur les attentes de l’entreprise et la manière d’aborder la gestion de projet mais aussi le management des affaires. Ces ateliers interactifs ont pour intention pédagogique de développer un "savoir agir" des élèves dans les domaines concernés en amont de leur insertion professionnelle. Les ateliers d’une durée de 3 heures ont été élaborés avec des anciens élèves. Le passé commun de formation de ces ancien avec les élèves apporte une proximité et une meilleure compréhension des questionnements à leurs futures responsabilités.
C’est également un démarrage de réseau professionnel.

Des retours d’expériences d’anciens élèves sont organisés dans le module, à une fréquence de 8 à 10 par an. Pour « faire écho » aux retours, les enseignants marquent, ici, leur volonté pédagogique de rendre les élèves proactifs, agiles et réactifs devant des aléas (perte de clients, contraintes linguistiques, construction d’usine, timing serré, changement de chef de projet..).

Le scénario pédagogique

Le premier atelier est une mise en situation en Gestion de projet avec un rappel des connaissances et « bonnes pratiques » inhérentes à une gestion de projet efficace.
Dix équipes de 8 élèves sont formées ; les rôles de Chef de projet et d’Observateurs sont répartis dans chaque équipe avec le descriptif de leurs activités. Le Chef de projet « briefe » son équipe en fonction des contraintes fournies dans la commande client. La modification de la commande se fait par tirage d’une carte dans une série prédéfinie.

La mise en situation s’effectue dans des contraintes de temps, de qualité et de satisfaction du client. Quatre essais de 5 minutes sont possibles pour satisfaire la demande du client. A l’issue de chaque essai, le Chef de projet effectue un débriefing afin d’assurer la finalisation du projet. L’observateur note les interactions et l’organisation du travail.

Lors de chaque essais et, à chaque tirage, certains paramètres de la situation antérieure sont modifiés, des contraintes s’enlèvent ou s’ajoutent : à titre d’exemples, introduction d’un aléa, changement d’un membre de l’équipe, modifications des conditions matérielles... Les élèves doivent alors s’adapter à la nouvelle situation et imaginer des solutions permettant, malgré tout, d’atteinte les objectifs du projet.

L’atelier se termine par un reporting des observateurs, qui ont une vue constructiviste, suivi d’un débriefing collectif et d’un retour de l’ancien élève qui joue le rôle du client final.

Le second atelier est une mise en situation dans la démarche commerciale avec des produits à créer et à commercialiser.

Les élèves, répartis en équipes de 8, sont amenés à rendre des arbitrages d’affectation de ressources dans le cadre des contraintes du jeu d’animation.
Les objectifs de ce jeu concernent les relations avec des clients très différents qu’il faut prospecter et démarcher (les ressources sont internes à l’école et issues de différentes nationalités). Il doivent également construire une usine pour fabriquer les produits, concevoir les produits en fonction du coût de revient, résoudre des énigmes pour innover, définir des process, communiquer et se coordonner, trouver des clients, négocier les commandes et livrer à temps. L’aspect financier existe dans l’atelier.
Chaque élève a un rôle : commercial, responsable de la qualité, responsable de la production, responsable marketing, responsable de la Recherche et du Développement.

Les prises de décisions stratégiques tiennent compte des facteurs d’incertitudes relatives au marché et aux coûts :

Les facteurs d’incertitude pour les élèves sont :
• Le marché potentiel.
• La définition du produit à créer et dont il faut assurer le marketing et la cible.
• La performance commerciale, c’est-à-dire le temps qu’il faut à un commercial pour localiser le client, « négocier » la commande, et ramener le bon de commande.

Les centres de coûts sont :
• La vente (coût d’acquisition d’une commande).
• La production.
• L’investissement (pour bâtir l’usine) : celui-ci étant obligatoire, il est neutralisé pour l’arbitrage.
• L’équipe Recherche & Développement.
L’atelier se termine par un débriefing et une auto évaluation de la mise en situation.

La valeur ajoutée

Les élèves prennent conscience de l’importance des décisions stratégiques et ont une vision du fonctionnement d’entreprise.

Une certaine émulation entre les élèves a été constatée car chacun a envie que son groupe propose la meilleure solution possible au client.

Les jeux de rôle « métier » introduisent la valeur ajoutée de chacun, les activités et les finalités.

Les conditions de mise en oeuvre

L’atelier sur le management d’affaires implique l’achat de fournitures matérielles mais qui seront réutilisées pour d’autres sessions.

Des documents ont été construits spécifiquement : bon de commande, énigme, plan de l’usine, monnaie, process et normes qualités.

Des membres du personnel de l’école ont été mis à contribution pour prendre le rôle de clients (10 personnes). Différents profils de clients, reflétant la réalité du terrain, ont été préalablement distribués à ces personnels jouant chacun un profil (client pressé, client indécis, client exigeant, client international…).

Les améliorations possibles

L’analyse de ces ateliers montre que le temps alloué est trop court. Suivant l’amplitude et la complexité des projets, les 3 heures prévues ne suffisent pas. L’effectif est également très lourd et difficile à gérer lors des jeux et des animations, il faudrait répartir ces 80 ou 90 élèves sur 2 séances différentes.

Enseignante : Nathalie CHELIN


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