Innovation Pédagogique
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#animapproches - Faire vivre la communauté avec seulement une heure par semaine

24 mai 2016 Veille 312 visites 0 commentaire

Un article repris de http://www.cornu.eu.org/news/animap...

1 la vie du groupe semaines après quelques semaines

Ce chapitre est plus particulièrement dédié aux facilitateurs. Nous allons y voir comment faire en sorte que la communauté soit active grâce à quelques actions qui vous prendront un temps minimum. Il pourra aussi intéresser tous ceux qui ont un rôle actif au sein de la communauté pour comprendre son fonctionnement mais également pour donner un coup de main au facilitateur lorsque c’est nécessaire. Nous partirons du principe que votre communauté est maintenant organisée avec

  • plusieurs projets collectifs ouverts ;
  • suffisamment de participants dans la communauté dont une part significative a déjà contribué sur l’outil de discussion (en se présentant en quelques lignes) ;
  • et que les quatre activités de la communauté sont mises en place (fil d’information, rencontres, discussion entre les rencontres et espace de partage) ;

Faciliter des cercles vertueux pour rendre la communauté naturellement active

Pour que la communauté se développe naturellement au travers des projets et des échanges entre les membres de la communauté, vous allez devoir vous assurer de trois choses.

Tout d’abord, il est important que les participants reçoivent au moins un message par semaine et pas plus de quelques messages par jour (nous verrons dans l’encadré ci-dessous comment identifier le nombre de messages maximum acceptables par la communauté). Vous allez donc vous assurer qu’un message soit envoyé sur l’outil de discussion chaque semaine. S’il concerne l’avancement d’un des projets, ce message va donner l’image d’une communauté où « il se passe des choses ». Cela incitera quelques membres de la communauté à donner des informations qui leurs semblent pertinentes (la veille), à demander un coup de main à la communauté, voire même peut être à lancer un nouveau projet. Ce simple message va donc créer progressivement un cercle vertueux. Pour que celui-ci ait encore plus de force, vous allez proposer au référent du projet concerné de l’envoyer lui-même. Vous n’enverrez vous même de message que les semaines où vous n’aurez pas réussi à en faire envoyer au moins un par un des porteurs de projet. Dans l’idéal, chaque projet devrait communiquer son avancement au reste de la communauté au minimum une fois par mois. Par contre, votre rôle n’est pas que CHAQUE projet avance et communique avec la communauté. Ceci est la responsabilité des porteurs de projets. Si un projet s’arrête, c’est dommage, mais ce n’est pas critique pour la communauté. Votre rôle est plutôt de faire en sorte que QUELQUES projets avancent et communiquent avec la communauté. Vous allez donc chercher à contacter en un mois tous les référents de projet, mais ne perdez pas un temps inutile avec ceux que vous ne pouvez joindre. Focalisez vous plutôt sur les projets qui avancent bien, cela peut aider les autres à devenir plus actifs, et aussi inciter les membres à utiliser la discussion en ligne pour échanger, s’entraider, etc.

Pour en savoir plus : des messages, ni trop ni trop peu...

S’il faut au moins un message par semaine pour assurer la dynamique de la communauté, vous devez également éviter d’en avoir trop !

Suivant les communautés, le nombre de messages acceptables est différent. Des communautés très militantes acceptent de très nombreux messages (il y a toujours une limite tout de même…). Dans le cas général, pour une communauté qui rassemble des personnes très diverses, pas forcément militantes, le maximum varie de un à quelques messages par jour. Il est possible de dépasser ce seuil mais sur des moments très ponctuels en annonçant à l’avance la durée de cette période plus active. C’est le cas par exemple de la phase de présentation des membres de la communauté (mais en général au tout départ, la tolérance est un peu plus grande), ou encore lors d’un débat.

Dans certains cas spécifiques, par exemple avec des patrons d’entreprise qui ne souhaitent pas échanger entre eux mais utilisent la communauté pour apporter des informations et en prendre, le nombre maximum de messages peut tomber à un ou deux par semaine.

Vous allez par approximations successives, trouver le nombre de messages à ne pas dépasser par semaine. Attention cependant, si vous demandez à des participants combien de messages ils peuvent accepter, ils auront tendance à donner une réponse plus basse par peur d’être surchargé. De même la première personne qui demande à se désinscrire du fait du trop grand nombre de messages n’est pas forcément représentative de toutes les autres (certains préféreront être « en dehors » de la discussion en ligne tout en suivant régulièrement ce qui se passe dans le groupe au travers du fil d’information). Dans le cas général, partez du principe de ne pas dépasser un ou deux messages par jour en dehors de pics d’activités temporaires. Voyez ensuite progressivement comment le groupe réagit lors de périodes un peu plus chargées.

Lorsqu’il est nécessaire de limiter le nombre de messages échangés dans le groupe, vous pouvez proposer que les discussions sur un projet particulier se fassent entre seulement les membres de ce projet plutôt que sur toute la liste. Le référent du projet continuera de présenter l’avancement à l’ensemble de la communauté une fois par mois au moins. S’il s’agit d’une discussion plus générale qui concerne toute la communauté, mais qui prend de l’ampleur, vous pouvez proposer d’avoir cette discussion sur un autre outil (par exemple un forum). Bien que les « outils pull » comme les forums soient moins efficaces que les « outils push » comme celui avec lequel vous discutez habituellement, il est possible d’impliquer aussi les réactifs et les observateurs en proposant par exemple une synthèse hebdomadaire de la discussion et en incitant ceux qui souhaitent contribuer à le faire à l’extérieur de la liste (bien sûr certains se tromperont et répondront à tous sur la liste, mais le nombre de messages devrait rester acceptable cette fois). Pour filtrer les messages à mettre sur le forum plutôt que sur la liste, vous pouvez également utiliser la « modération d’urgence » de la liste qui oblige à accepter ou refuser chaque message envoyé à la communauté.

Outre les discussions qui s’emballent, les autres échanges dépassent rarement le nombre de messages acceptables :

  • informations sur la prochaine rencontre ou compte rendu de la précédente ;
  • avancement d’un projet (prochaine étape, prochaine date) ;
  • quelques informations de veille et quelques demandes d’aide ;

Quoi qu’il en soit, vous avez un ensemble de stratégies à votre disposition si vous voyez que le nombre de message devient trop important.

[suite à relire] La deuxième chose dont vous allez vous assurer, c’est qu’il y ait des rencontres régulièrement, généralement une fois par mois, et de ne jamais avoir deux rencontres annulées de suite (donc dans le cas général qu’il n’y ait pas plus de deux mois entre deux rencontres). Comme nous l’avons vu, même si elles ne rassemblent qu’un petit pourcentage des membres de la communauté, ces rencontres ont un effet très stimulant sur les plus actifs. Si le groupe est sur un territoire assez réduit, les rencontres se feront en présentiel, même s’il peut être bon de prévoir de temps à autre une rencontre à distance pour permettre aux plus éloignés d’y participer. Si le groupe rassemble des personnes un peu partout dans le monde sur une thématique donnée, les rencontres se feront principalement à distance, même s’il peut être très intéressant de prévoir une rencontre en présentiel au moins une fois par an (pour ceux qui pourront se payer le déplacement). Outre ces réunions régulières qui rassemblent un petit nombre de participants (typiquement 10 % de la communauté), les membres de la communauté peuvent prévoir une rencontre ponctuelle ou annuelle plus importante pour rassembler le plus possible de membres de la communauté ou même y accueillir d’autres personnes au-delà de la communauté (une rencontre publique). Une telle rencontre sera traitée comme un projet collectif au sein de la communauté. Le référent de ce projet ne sera pas nécessairement vous. Vous aurez juste à vous assurer, comme pour les autres projets, que les porteurs communiquent régulièrement au reste de la communauté sur l’avancement de la préparation. Votre action porte donc avant tout sur les réunions régulières. Vous devrez simplement vous assurer que vous, ou une autre personne, ait pu fixer la date et le lieu de la prochaine rencontre régulière et en ait informé la communauté.

La troisième et dernière action de votre rôle de facilitateur consiste à vous assurer que le fil d’information et l’espace de partage soient mis à jour de temps en temps. Bien sûr, l’idéal serait que ces deux outils soient mis à jour très régulièrement, mais si ce n’est pas le cas, cela n’est pas mortel pour la communauté. Normalement, à la fin de la réorganisation, l’espace de partage doit être à jour avec une description du groupe, quelques ressources et aussi des pages pour chaque projet qui soient suffisamment simple pour que les participants puissent y écrire eux-mêmes. Il y a quelques moments où il est important que l’espace de partage soit mis à jour : lorsqu’il y a une évolution de la communauté (nouvelle description par exemple) ou lorsqu’il y a un nouveau projet (pour mettre en place sa page de travail dans la partie « actions en cours ». Bien sûr, si vous avez des attrapeurs ou si vous avez du temps supplémentaire pour mettre à jour l’espace de partage, cela apportera un grand bénéfice au fonctionnement de la communauté. Pour ce qui concerne le fil d’information, c’est en général la première chose dont on s’occupe. Mais cela se fait souvent au détriment de l’organisation des rencontres et des discussions entre les rencontres… Si vous avez peu de temps, consacrez le en priorité à ces deux derniers. De nouveau, si le fil d’information n’est pas mis à jour très régulièrement, c’est dommage mais ce n’est pas mortel pour la communauté. Bien sûr, si vous avez un community manager, un bloggeur, un journaliste ou un griot – quelque soit le nom que vous utilisez – ou bien si vous avez du temps supplémentaire à consacrer au fil d’information, cela apportera également un grand bénéfice au fonctionnement de la communauté.

Pour en savoir plus : nouveaux projets, anciens projets et projets qui aboutissent

Durant la vie de la communauté, certains projets vont se lancer, d’autres s’arrêteront soit parce qu’ils ont terminé leur tâche, soit par essoufflement. Que faire dans ces cas là ?

Lorsqu’un nouveau projet se lance, vous allez ajouter une ligne à votre feuille de suivi. N’oubliez pas de demander le mail, le téléphone et éventuellement d’autres moyens de joindre le référent du projet. Vous allez également ajouter une page spécifique au projet accessible depuis la partie « actions et projets en cours » de l’espace de partage. Vous pouvez créer une nouvelle page de préférence dans un traitement de texte en ligne ou un pad afin que les participants au projet puissent contribuer très facilement.

Lorsqu’un projet se termine, déplacez la ligne concernée dans votre feuille de suivie, pour la placer plus bas. Cela vous permettra de distinguer les projets en cours que vous suivrez régulièrement des projets terminés mais dont vous conservez les coordonnées des référents au cas où. Le lien vers la page de travail de ce projet qui se trouvait jusqu’à présent dans la partie « actions et projets en cours » pourrait être déplacé pour être placée par exemple dans une nouvelle page qui liste les « anciens projets » (cette page « anciens projets » pourrait être accessible grâce à un lien depuis la page d’accueil, par exemple juste en dessous de l’espace « actions et projets en cours ».

Parfois les projets aboutissent à un résultat qui donne lieu à un document (un guide pratique, un compte rendu d’événement, etc.). Ce dernier, qui aura pu être préparé grâce à la page de travail du projet pourra, une fois finalisé, être rendu accessible depuis l’espace « ressources » de la communauté. Il pourra également faire l’objet d’une information au sein du groupe mais aussi en dehors, afin de le valoriser au mieux. Une fois ce résultat obtenu, le projet peut se terminer s’il n’a rien d’autre à faire, ou bien continuer à produire d’autres résultats qui pourront être à leur tour diffusés.

Rien n’empêche, mise à part votre temps disponible, que vous décidiez de vous investir dans d’autres rôles au sein de la communauté : lancer un projet, animer des rencontres, alimenter le fil d’information ou encore attraper tout ce qui peut être utile à la communauté dans les rencontres, les discussions en ligne, le fil d’information ou le reste du Web et les classer par thème dans un endroit de l’espace de partage. Mais avant tout, consacrez une heure par semaine pour les trois actions de votre rôle de facilitateur ! C’est le secret qui permettra que naturellement votre groupe se développe semaines après semaines.

Pour en savoir plus : comment inciter de nouveaux participants à participer

Si vous avez réussi votre premier tour de table, vous avez environ quarante pour cents de vos participants qui auront contribué une première fois et auront ainsi plus de facilité à réagir aux discussions dans votre groupe. Mais comment faire par la suite pour que certains qui ne sont encore jamais intervenus osent passer le cap à leur tour ?

Une bonne technique est de profiter de nouveaux inscrits dans le groupe. A n’importe quel moment, lorsque vous avez quelques personnes nouvelles, vous pouvez leur souhaiter la bienvenue publiquement dans le groupe et leur proposer de se présenter en un paragraphe (vous pouvez vous inspirer du premier message de lancement du tour de table). Indiquez également que ceux qui ne l’ont pas encore fait peuvent en profiter pour se présenter. Lorsque le groupe est actif, beaucoup de participants qui sont restés observateurs ne se sentent pas à l’aise de ne pas contribuer mais ne savent pas comment intervenir une première fois alors qu’ils ne sont pas encore connus du groupe. En les incitant à se présenter avec les nouveaux, vous leur tendez une perche que certains seront ravis de saisir.

Une heure par semaine, le secret de la réussite !

Contactez chaque semaine un ou deux référents de projet et assurez-vous qu’il envoie bien un message d’avancement au reste de la communauté ou à défaut, faites le vous même, vérifiez qu’une date de prochaine rencontre a bien été fixée ou faites le nécessaire pour qu’elle le soit, et si vous en avez le temps, vérifiez que l’espace de partage et le fil d’information sont alimentés. Tout cela ne vous prendra qu’une heure par semaine, mais une heure TOUTES les semaines. Comment faire en sorte que vous ayez bien une heure chaque semaine pour assurer ce rôle ? Il s’agit là du point clé qui conditionnera la réussite de toute la communauté.

Tout d’abord choisissez un moment de la semaine où vous pourrez consacrer presqu’à coup sûr, une heure à votre rôle de facilitateur. Comme pour n’importe quel rendez-vous que vous avez, vous allez l’inscrire dans votre agenda. La seule différence c’est que ce n’est pas une date que vos interlocuteurs ont noté dans leur propre agenda, mais un moment où vous allez prendre l’initiative de les contacter vous même (les référents de projet, généralement par téléphone, et l’ensemble de la communauté via un message sur l’outil de discussion en ligne). Comme pour tout événement de votre agenda, il peut arriver un imprévu. Il vous suffit alors de décaler le rendez-vous et d’inscrire la nouvelle date sur votre agenda. Vous ne devez surtout pas annuler ce « rendez-vous avec la communauté », sauf cas de force majeur. Si malgré tout, il vous arrive de temps en temps de manquer une semaine ou bien si vous savez que vous ne pourrez pas assurer votre rôle pendant une période ou même définitivement, il est de votre responsabilité de trouver au sein de la communauté quelqu’un qui pourra vous remplacer temporairement ou définitivement.

Exercice individuel : démarrez votre rôle de facilitateurs

Vous allez faire quatre choses, maintenant. Cela vous fera gagner beaucoup de temps par la suite :

- 1- définissez quelle jour et heure de la semaine vous allez par défaut, exercer votre rôle de facilitateur de la communauté.

Jour et heure de mon rendez-vous hebdomadaire avec la communauté : ______________

- 2- inscrivez ces dates sur votre agenda (les 4 ou 5 premières si vous avez un agenda papier ou directement de façon récurrente si vous avez un agenda électronique). Éventuellement, décalez dès maintenant les dates ou vous savez que vous ne serez pas disponible.

- 3- vérifiez que vous avez tout ce qu’il vous faut pour commencer votre rôle :

  • La feuille de suivi existe, comporte les noms, mails et téléphone de chaque référent de projet, et vous savez y accéder et la mettre à jour ;
  • Vous avez déjà envoyé au moins un premier message à l’ensemble de la communauté (par exemple votre présentation) ;
  • Vous savez vous servir des autres outils, en particulier ajouter une date sur l’agenda, mais aussi si possible : faire un sondage de date, ajouter et retirer une personne de la liste de discussion, ajouter une information, ajouter une page pour un nouveau projet sur l’espace de partage, etc. (ou à défaut identifiez quelqu’un à qui vous pouvez demander de le faire) ;

- 4- et enfin identifiez une personne qui pourra vous remplacer si nécessaire

Nom de mon remplaçant occasionnel : ______________

Pour faire avancer les choses : un tableau de bord pour les communautés

plusieurs indicateurs de l’activité du groupe pourraient être relevés automatiquement pour donner au facilitateur ou à ceux qui les aident dans l’écosystème des points sur lesquels se concentrer (par exemple sous la forme d’un feu vert, orange ou rouge) :

pour le fil de discussion : dernier message de moins d’une semaine (vert), moins d’un mois (orange) ou plus (rouge) ;

pour la discussion en ligne : dernier message de moins d’une semaine et avant dernier de plus d’un jour (vert), dernier message entre une et deux semaines ou entre 2 et 3 messages max dans une journée de la semaine (orange) ou autre (rouge) ;

pour les rencontres : une prochaine date est placée dans l’agenda (vert), pas de prochaine date fixée et dernière date datant de maximum un mois (orange) ou autre (rouge) ;

pour l’espace de partage : dernière mise à jour il y a moins d’un mois (vert), deux mois (orange) ou plus (rouge) ;

pour le facilitateur : dernière mise à jour de la feuille de suivi il y a une semaine ou moins (vert), moins de deux semaines (orange) ou plus (rouge) ;

Pour chaque projet : dernier mail du référent il y a un mois ou moins (vert), deux mois (orange) ou plus (vert) ;

Les seuils (vert, orange ou rouge) pourraient être ajustables en fonction des groupes. Il serait également intéressant d’avoir une vue sur une communauté pour le facilitateur ou sur plusieurs pour ceux qui aident les facilitateurs qui le souhaitent au sein de l’écosystème de communautés.

Retrouvez tous les épisodes publiés ainsi que d’autres contenus sur http://tinyurl.com/animapproches et échangez sur https://lite6.framapad.org/p/animapproches
Rendez-vous le 27 mai pour le prochain épisode : Partie III faire vivre la communauté - Allô les pompiers ? Les moments clés du groupes

Licence : Pas de licence spécifique (droits par défaut)

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